Algemene voorwaarden & verwerkersovereenkomst

Laatst bijgewerkt: 1 juni 2026

Zenify is een dienst van SoftArk, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 92652654, gevestigd te Weena 505, 3013 AL Rotterdam, Nederland (hierna: “SoftArk”, “wij” of “ons”). Contact: [email protected].

Deel I — Algemene voorwaarden

1. Definities

• Diensten: de door SoftArk via internet beschikbaar gestelde software (SaaS) en aanverwante diensten onder de naam Zenify.
• Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon (salon/ondernemer) die een account aanmaakt of een overeenkomst aangaat met SoftArk.
• Eindklant: de klant van de Klant, die via Zenify een afspraak boekt of een account aanmaakt bij de salon.
• Overeenkomst: iedere rechtsverhouding tussen SoftArk en de Klant betreffende de Diensten.
• Vergoeding: de door de Klant verschuldigde abonnementskosten voor het gebruik van de Diensten.

2. Toepasselijkheid en totstandkoming

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle Overeenkomsten en op het gebruik van de Diensten. Andersluidende voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant online een account aanmaakt en deze voorwaarden aanvaardt.

3. Proefperiode

SoftArk kan een gratis proefperiode aanbieden van veertien (14) dagen. Voor de proefperiode is geen Vergoeding verschuldigd. Na afloop van de proefperiode kan SoftArk accountgegevens verwijderen indien er geen betaald abonnement is afgesloten.

4. De Diensten

De Diensten worden geleverd op een “as is”-basis. SoftArk spant zich in om de Diensten naar behoren en zoveel mogelijk ononderbroken beschikbaar te stellen, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze werking.SoftArk mag de Diensten wijzigen, tijdelijk opschorten voor onderhoud, of beëindigen. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd.

5. Vergoeding, prijswijzigingen en nieuwe functionaliteiten

De Klant is periodiek een Vergoeding verschuldigd volgens de op dat moment geldende tarieven. Tarieven zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld. Betaling verloopt via de in Zenify aangeboden betaalmethode, doorgaans als doorlopend abonnement met automatische incasso via de betaaldienstverlener. Bij niet-tijdige of mislukte betaling is SoftArk gerechtigd de toegang tot de Diensten op te schorten of te beperken.

• SoftArk mag de tarieven, de samenstelling van de abonnementen en de prijsopbouw (waaronder prijzen per extra medewerker of vestiging) van tijd tot tijd wijzigen.
• SoftArk mag Zenify uitbreiden met nieuwe of aanvullende functionaliteiten, modules of diensten en deze aanbieden als betaalde optie of als onderdeel van een hoger of nieuw abonnement. Gebruik van zulke functionaliteiten kan extra kosten met zich meebrengen.
• Wezenlijke prijsverhogingen (anders dan de hieronder genoemde indexering), en het betaald maken van een functionaliteit die de Klant voorheen kosteloos gebruikte, kondigt SoftArk ten minste één (1) maand vóór ingang aan per e-mail of in Zenify.
• Is de Klant het niet eens met een aangekondigde wezenlijke prijsverhoging, dan mag de Klant de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat, met inachtneming van de opzegtermijn (artikel 11). Blijft de Klant de Diensten na de ingangsdatum gebruiken, dan geldt dit als aanvaarding van de gewijzigde tarieven.
• SoftArk mag de tarieven daarnaast jaarlijks aanpassen aan de inflatie (bijvoorbeeld op basis van het prijsindexcijfer van het CBS). Een dergelijke indexering geldt niet als een wezenlijke prijsverhoging en geeft geen tussentijds opzegrecht.
• Reeds betaalde Vergoedingen worden bij een tussentijdse wijziging niet gerestitueerd; een gewijzigd tarief geldt vanaf de eerstvolgende incassoperiode na ingang.

6. Verplichtingen van de Klant

• De Klant zorgt dat de aan SoftArk verstrekte gegevens juist en actueel zijn.
• De Klant is zelf verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van inloggegevens en voor het gebruik van sterke wachtwoorden.
• De Klant gebruikt de Diensten in overeenstemming met de wet, waaronder de privacywetgeving, en is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van zijn Eindklanten (zie Deel II).
• De Klant vrijwaart SoftArk voor aanspraken van derden (waaronder Eindklanten) die voortvloeien uit het gebruik van de Diensten door de Klant.

7. Betalingen van Eindklanten (Mollie)

Zenify biedt de mogelijkheid om aanbetalingen, betalingen en abonnementen van Eindklanten te innen via de betaaldienst Mollie. Hiervoor koppelt de Klant zijn eigen Mollie-account. De Klant gaat rechtstreeks een contractuele relatie aan met Mollie B.V. en aanvaardt de voorwaarden van Mollie. SoftArk is geen partij bij deze betalingen, is niet verantwoordelijk voor de uitvoering, uitbetaling of restitutie daarvan, en is geen betaaldienstverlener. De Klant is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van prijzen, aanbetalings- en annuleringsvoorwaarden richting zijn Eindklanten.

8. Geheimhouding en persoonsgegevens

Partijen behandelen vertrouwelijke informatie van de andere partij als vertrouwelijk. Op de verwerking van persoonsgegevens die SoftArk namens de Klant verricht, is de verwerkersovereenkomst in Deel II van toepassing.

9. Intellectueel eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op Zenify en de Diensten berusten bij SoftArk. De Klant verkrijgt voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht. De Klant blijft rechthebbende op zijn eigen data en die van zijn Eindklanten.

10. Aansprakelijkheid

SoftArk is niet aansprakelijk voor schade door tijdelijke onbeschikbaarheid of niet (goed) functioneren van de Diensten. SoftArk is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade. Aansprakelijkheid voor indirecte schade (waaronder gevolgschade, gederfde omzet of winst, gemiste besparingen, reputatieschade en bedrijfsstagnatie) is uitgesloten. De totale aansprakelijkheid is beperkt tot de over de zes (6) maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis gefactureerde Vergoeding (excl. btw), met een maximum van € 20.000. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van SoftArk.

11. Duur en beëindiging

Tenzij anders overeengekomen wordt de Overeenkomst aangegaan voor onbepaalde tijd en is deze maandelijks opzegbaar met inachtneming van een opzegtermijn van één (1) maand. Iedere partij kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij faillissement of surseance van betaling van de andere partij. Na beëindiging blijven bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn voort te duren (zoals geheimhouding, intellectueel eigendom en aansprakelijkheid) van kracht.

12. Wijzigingen

SoftArk mag deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste één (1) maand vóór inwerkingtreding per e-mail of in Zenify aangekondigd.

13. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden en de Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Rotterdam.

Deel II — Verwerkersovereenkomst

Bij het gebruik van Zenify verwerkt SoftArk persoonsgegevens van Eindklanten en medewerkers van de Klant. De Klant is hierbij verwerkingsverantwoordelijke en SoftArk is verwerker in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”). Deze verwerkersovereenkomst maakt onlosmakelijk deel uit van de Overeenkomst.

1. Verwerking in opdracht

SoftArk verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de Klant en conform diens instructies, voor het leveren van de Diensten, en niet voor eigen doeleinden. De Klant staat ervoor in dat de verwerking rechtmatig is en geen inbreuk maakt op rechten van derden, en vrijwaart SoftArk voor aanspraken die hieruit voortvloeien.

2. Beveiliging

SoftArk treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS);
• wachtwoorden worden uitsluitend versleuteld (gehasht) opgeslagen;
• strikte scheiding van gegevens per salon (tenant-isolatie), zodat een salon nooit bij gegevens van een andere salon kan;
• toegang op basis van rollen en het principe van minimale rechten;
• maatregelen tegen misbruik, zoals beperking van het aantal verzoeken (rate limiting) en verificatie van e-mailadressen;
• periodieke updates van applicatie en infrastructuur.

3. Vertrouwelijkheid

Personen die namens SoftArk toegang hebben tot persoonsgegevens zijn tot geheimhouding verplicht.

4. Subverwerkers

SoftArk schakelt subverwerkers in voor de levering van de Diensten (zie Annex). SoftArk legt aan subverwerkers vergelijkbare verplichtingen op als in deze verwerkersovereenkomst. SoftArk informeert de Klant over voorgenomen wijzigingen in subverwerkers, waartegen de Klant gemotiveerd bezwaar kan maken.

5. Doorgifte buiten de EER

Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte vindt uitsluitend plaats met passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen (SCC’s) van de Europese Commissie.

6. Datalekken

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens stelt SoftArk de Klant zonder onredelijke vertraging op de hoogte en verleent SoftArk redelijke bijstand bij de meldplicht van de Klant aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien van toepassing, de betrokkenen.

7. Bijstand en rechten van betrokkenen

SoftArk verleent de Klant redelijke bijstand bij verzoeken van betrokkenen (inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar) en bij het aantonen van naleving van de AVG.

8. Bewaring, teruggave en verwijdering

Deze verwerkersovereenkomst geldt zolang SoftArk persoonsgegevens namens de Klant verwerkt. Na beëindiging verwijdert SoftArk op verzoek van de Klant de persoonsgegevens of bezorgt deze terug, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders bepaalt.

Annex — Overzicht verwerking

Soorten persoonsgegevens: NAW- en contactgegevens, afspraak- en agendagegevens, eventuele opmerkingen/notities, transactie- en betaalstatusgegevens, spaar-/loyaliteitssaldo.

Categorieën betrokkenen: Eindklanten van de Klant en medewerkers van de Klant.

Doeleinden: het bieden van toegang tot en gebruik van Zenify voor agenda-, klanten-, afspraken-, loyaliteits- en betalingsbeheer.

Subverwerkers (indicatief): hostingprovider en database-infrastructuur; Mollie (betalingen); Postmark (e-mail); Google (optionele agenda-synchronisatie via iCal); Simple Analytics (cookieloze websitestatistieken, servers in de EU — verwerkt geen persoonsgegevens van Eindklanten). De actuele lijst is op verzoek beschikbaar.